Generella administrativa datasystem GADS ab
Tfn:0709 107101
E-post Kontakt .

Gå till GADS startsida, där hittar ni nedladdningsbara kompletta system som ni kan testa utan kostnad!

Innehållsförteckning.

BRF-systemet.

MENYX BRF är ett komplett program för administration av bostadsrätter. Systemet passar för både små och stora föreningar. Databasen kan också installeras i nätverk och användas av flera användare oberoende av varandra. Genom flexibla metoder för hyresberäkning, sökning efter uppgifter och betalningskontroll underlättas arbetet avsevärt.

Programmet är en utbyggnad av GADS hyressystem. I samband med bostadsrätter brukar man använda benämningen avgift istället för hyra. För bostadsrättägare fungerar dock avgiften på samma sätt som en hyra; pengarna ska ut på samma vis. I denna beskrivning används ofta benämningen hyra i stället för avgift.

Översiktlig beskrivning

BRF-systemet använder en databas som är snarlik GADS hyressystem. Ni ska som användare fylla i nödvändiga uppgifter. När det jobbet är gjort är underhållet enkelt.

Bilden visar hur databasen är uppbyggd, vilket kan vara bra att veta när man fyller i uppgifterna. Bilden visar hur databasen är uppbyggd
För varje förening kan ett antal bostadsrätter finnas. Föreningen kan bestå av ett antal fastigheter. För varje lägenhet kan det finnas en aktuell bostadsrättsinnehavare och ett antal tidigare. För en fastighet kan det finnas ett antal adresser (t ex trappuppgångar), som numreras från 1 och uppåt. Numren används sedan när lägenhetsdata och brf-ägaredata registreras.

Hyresobjektet hyrs ut till priser som beräknas enligt beräkningssätt som kan väljas olika för varje objekt.

Bostadsrättsägare registreras med namn och adressuppgifter. Man kan också lägga in inflyttnings- och avflyttningsdatum. detta kan göras i förväg. Det ger viss frihet. man kan till exempel lägga in tre olika bostadsrättsägare med månadsdebitering för ett kvartal som ska aviseras (en osannolik konstruktion!). Hyran kan dessutom variera för de olika månaderna genom att olika priser (eller hyresdelar) kan gälla för de olika månaderna.

Hyresresontran innehåller uppgifter om debiterade hyror och används för betalningskontroll.

Huvudfunktioner.

Hyressystemets startsida visar huvudmenyn för hyressystemet. Titta igenom nedanstående avsnitt för hyresregistrering och tabeller för hyresberäkning. Dessa bilder används för att göra iordning databasen för hyrorna. Jämför med den ovanstående bilden för att förstå hur det fungerar. När ni har läst igenom den ovanstående översikten ska ni gå vidare enligt nedanstående steg. Huvudfunktioner

Förberedelser

Avsnittet är avsett för att underlätta uppstarten av det installerade systemet men fungerar också som dokumentation att återvända till.

  1. Anpassning av systemet om ni inte redan gjort det.
  2. Gå in på Tabeller för hyresberäkning Lägg till de hyresuppgifter ni behöver. Ni kan ändra ledtexter eller ta bort de uppgifter som inte behövs. Tabellen kan ändras när som helst.
  3. Kontrollera i Tabeller för hyresberäkning att Hyresperioder sträcker sig över den hyresperiod du snart ska använda.
  4. Gå in på Fastighetsdatabasen. Lägg in en fastighets uppgifter inklusive några Bostadsrätter och ägare och spara uppgifterna.
  5. Gå in på Provkörning, hyresberäkning och beställ en provkörning och titta på resultatet. Om det kommer någon felutskrift ska felet åtgärdas. Provkörning ger möjlighet att testa och ta fram en debieringsrapport men bildar inga hyresavier och ingen hyresreskontra.
  6. Upprepa avsnitt 2 till 5 tills ni är nöjd.

Anpassning av hyressystemet

Användaren kan bestämma vilka alternativa funktioner som ska användas med hjälp av denna bild. Bilden finns under Installationsuppgifter >>> Anpassning av systemet

Tabeller för hyresberäkning

hyresdelar

Tabellen anger de beståndsdelar som man tänker använda när hyran för en lägenhet ska beskrivas. Vid leverans av systemet installeras en tabell med några alternativ.

Ni ska som användare lägga in de uppgifter ni tänker använda. Förutom det tvåsiffriga numret registrerar ni bara ledtext och beräkningsmetod. De egentliga beloppen läggs in i samband med lägenhetregistreringen.

Underhåll av tabellrader

En total hyra kan ju bestå av flera delar, t ex parkering ,hyra/kvm med mera, se tabellen. Man ska också ange den ledtext som ska visas på hyresavin. Varje tabellrad ska också ange beräkningsmetoden för raden. Beräkningsmetoden anvisar hur hyran ska anges och behandlas.

Uppdateringsbilden för tabellraderna ser ut enligt nedan beräkningsmetoder

Delhyreskod
2-siffrig identifokationskod
Avitext
Valfri text, max 15 postioner, som visas på hyresaviernas specifikationsdel.
Beräkningsmetod
Anger hur hyresdelen ska anges och beräknas. En tabell visar möjliga alternativ.
Beräkningsmetod Funktion
01kr/kvm/år, hyran beräknas med ledning av lägenhetens yta.
02kr/kvm/år, hyran beräknas med ledning av lägenhetens bränsleyta.
03Kravavgift, används vid debitering av kravavgift.
04Tilläggsdebitering, används ej för närvarande.
05Beloppet avser ett fast månadsvärde, t ex parkeringsavgift/månad.
06Beloppet avser fast årsvärde. t ex årshyra.
07Indexhyra med basår 1980 det senaste gällande indexet anges i tabelluppgifterna.
09Indexhyra med basår 1949 det senaste gällande indexet anges i tabelluppgifterna.
10Indexhyra för kvartalsindex, det senaste gällande indexet anges i tabelluppgifterna.
17Används för att beräkna mervärdesskatt på objektets hyra. En procentsats ska anges. Härigenom kan moms användas för kommersiella lokaler separerat från vanliga hyreslägenheter.
18Denna metod anger att fast ränta ska används i samband med dröjsmålsränteberäkning.
19Denna metod anger att variabel ränta styrd av referensräntan ska används i samband med dröjsmålsränteberäkning. Referensräntetabellen finns och sköts i installationsuppgifterna.

Observera att anpassningen till hyresperiodens längd (månadsavisering, kvartalsavisering etc) sker automatiskt med ledning av uppgift i hyresojektet, man behöver alltså inte tänka på hyresperiodens längd i detta sammanhang.

Summeringskod
Avsett att används för BG-hyresavi med förtryckta ledtexter, rader med samma summeringskod sammanförs under rubrik.
Summeringskod Betydelse
PParkering
GGarage
VVatten avlopp
BBränsle
Konto
Används för att summera hyresedebiteringar vid ett debiteringstillfälle varigenom man får ett konteringsunderlag för bokföringen.

Hyresperiodtabell

Tabellen visar månader och aktuell förfallodag för varje månad. Alla månader ska vara med och man kan välja motsvarande förfallodag. programmet föreslår sista vardag i föregående månad.

Indextabell

Om man använder indexstyrda hyror ska det index man använder anges här. Indexet används vid beräkning av indexhyra.

Fastighetsdatabasen.

Underlaget för en fastighet nås från denna bild. Allt underlag för en lägenhet finns samlat enligt bilden nedan. En fastighet kan förses med flera adresser. Bostadsrättsägarens in- och utflyttningsdagar kombineras med beräkningsunderlagets giltighetsuppgift varigenom man kan registrera förändringar på ett flexibelt sätt. BRF databas registreringsbild

Överordnade uppgifter

Uppgifterna gäller hela föreningen. Om Föreningen är upplagd med flera hus (fastigheter) måste uppgifterna kopieras för varje fastighet. Öppna bilden genom att klicka på något av fälten. Uppgifterna används i samband med hyresdebiteringen. överordnade uppgifter

Postgiro Bankgiro
Ska fyllas eftersom de används i hyresavierna.
Bokf konto
konto som används för konteringsunderlag i samband med betalningsregistrering
Betalningsmottagare
uppgifterna används på neutrala hyresavier
Bas andelsberäkning
Om ett värde anges ska det användas för beräkning av bostadsrättens andel av föreningen. I annat fall summeras varje fastighets lgh-ytor eller insatser för sig, och används som bas för fastighetens lägenheter. Basen (yta eller insats) anges i anpassning av brfsystemet
Taxeringsvärde
Uppgiften hämtas från redovisningen, används i "Utdrag ur lägenhetsförteckning".
Förmögenhetsvärde
Se ovan
Amorteringsvärde
Se ovan

Postadresser för fastigheten

Hyresregister Genom att klicka på "uppdatera adresser" kan man skriva nya adresser eller ändra befintliga. Adressarna förses med ett löpnummer (1 2 ..) som änvänds i efterföljande registreringar. Antalet adresser är begränsat till 20 st.

Om man har behov av ett större antal adresser kan man skriva dessa direkt i uppgiften för bostadsrättsägaren. Man kan också använda något som kallas adresskomplettering. Det innebär att man skriver en gatuadress som t ex "Granvägen ?" vilket medför att "?" ersätts med lägenhetsnumret. Detta kan vara lämpligt för t ex samfällighet med många villaadresser på samma gata.

Lägenhetslistan

När fastighetens uppgifter lagts in fortsätter man med lägenheterna. Vid nyregistrering är det lämpligt att registrera lägenhetsraden, innehsavaren och beräkningsunderlaget direkt för varje bostadsrätt. Proceduren upprepas för varje lägenhet. Man kan Gå tillbaks till tidigare lägenhet och ändra uppgifterna.

Bostadsrätter

Listan innehåller fastighetens bostadsrätter. Dessa förses med ett löpnummer plus några uppgifter.

Lghnr
Lägenhetsnummer, kan väljas mellan 1 - 9999. De kan registreras i valfri ordning men kommer sorteras i stigande nummerordning. Genom att ta bort numret kan lägehetsuppgiften tagas bort.
Adrnr
Lägenhetens adressnummer enligt listan för fastigheten.
Användning
valfri 4-ställig kod för minnesanteckning
lghtyp
Valfri typ av lägenhet t ex 2rk.
Våning
Våningsplan
Yta
yta i kvadratmeter, används för vissa hyresberäkningsmetoder.
Avier per år
Anger hur många avier per år som ska tagas fram.
Aviseringar per år Betydelse
12 månadshyra
4 kvartalshyra
2 halvårshyra
1 årshyra
Andel i BRF
Anger bostadsrättens andel av föreningen. Bberäknas automatiskt (bostadsyta/summan av bostadsytorna) om man bestämt detta i installationsuppgifterna.
Insats
Används i "Utdrag ur lägenhetsförteckning".
Inre fond IB
Ingående balans från tidigare år, beräknas automatiskt.
Årets saldo
Saldo av alla inre-fond-transaktioner för innevarande år.

När man lagt in en ny lägenhet ska man fortsätta med uppgiften för bostadsrättsägaren och slutligen beräkningsunderlaget för hyror

Uppgifter om bostadsrättsägare

Hyresgast För varje lägenhet anges uppgifter för bostadsrättsägaren. När byte av lägenhetsinnehavare ska göras, sker det med hjälp av "Ut och inflytt". Avflyttningsdatum anges varefter inflyttningsdatum för den nya innehavaren beräknas automatiskt som första dag i nästa månad. Uppgifter om en avflyttad ägare ligger kvar.

Visa tidigare visar en lista med tidigare ägare för bostadsrätten.


Namn
Namnet kan registreras med stora eller små bokstäver För att sökning på namn ska kunna ske rekommenderas att efternamn anges först.
Adress nr
När ny uppgift läggs in anges lägenhetens adress-nummer som pekar på en av adresserna för fastigheten. Om man vill ha en annan adress (dvs postadress för hyresavier) anger man adressnr=0 och skriver sedan valfri text i adressuppgifterna. Om adresskomplettering används (se avsnittet för fastighetsadresser) anges adressnummer.
EJ AVI
Uppgiften används på följande sätt. Om bokstäverna B-Y anges bildas en debiteringsuppgift i hyres- reskontran som markeras som betald med betalningskod = . Hyresinbetalningskort bildas ej. Om Z används bildas en hyresavi men betalningspåminnelse bildas ej. Ej heller debiteras krav-avgift eller dröjesmålsränta. Om X anges kommer detta att markeras i reskontran med ett "V" som ska tolkas som VAKANT, dvs ej uthyrt objekt.
In- och utflyttning
Utflyttningsdatum som anges används för att bilda inflyttningsdatum som automatiskt sätts till första dag i påföljande månad. BRF-ägaren får nästa lediga nr som identitet.
Förvärvsbelopp
Beloppet visas på "Utdrag ur lägenhetsförteckning"

Beräkningsunderlag för hyran

beräkningsundrlag

Beräkningsunderlaget kan göras mycket enkelt eller mycket komplicerat beroende på förutsättningarna. Det enklaste fallet är om alla lägenheterna har samma hyra eller kvadratmeterpris. Då räcker det med att Ange F om hela fastigheten avses. Det vanligaste är att ange unika uppgifter för varje lägenhet.

Bilden visar att några rader är registrerade och ytterligare en håller på att registreras.

En hyra kan bestå av flera delar, t ex grundhyra, värme, parkering. Totalt kan 30 rader anges per hyresobjekt. Varje hyresdel kan gälla med olika belopp från valfria perioder. Uppgifterna kan registreras i förväg, dvs innan de ska träda i kraft enligt perioduppgiften. Om en uppgift finns både för fastighet och lägenhet gäller lägenhetens i första hand, se exemplet.

Detaljförklaring.
Ange F om hela fastigheten avses
Markera med F om alla lägenheter avses
Hyres-del-nr
Det hyresdel-nummer som angetts i hyrestabellen.
Från och med år-månad
Ange ÅÅÅÅMM där ÅÅÅÅ är årtal och MM månad. Anger från och med den månad uppgiften gäller. Samma Hyres-del-nr kan förekomma flera gånger, vilket då anger hyresförändringar. Observera att man inte kan ändra denna uppgift. Man kan däremot ändra beloppet. Om man önskar ange ett annat belopp från en en viss månad ska man nyregistrera. Gamla uppgifter kan ligga kvar. I samband med hyresberäkningen kombineras denna uppgift med utflyttningsdatum för ägare, aviseringsperiod och antal aviseringar per år.
Belopp
är det belopp som gäller från och med ÅÅÅÅMM. Beloppet kan anges = 0, vilket innebär att inget debiteras från den perioden. Maxbelopp är 9999999

Exempel med hyresändring.

Uppdaterat beräkningsunderlag Exemplet visar underlag med införda ändringar. Parkeringsavgift (300 kr/månad) ändras från och med januari år 2001 till 0 kr, men från april 2003 ändras avgiften till 350 kr. Årskostnaden höjs med 5000 från februari år 2003.

Exempel med indexhyra.

beräkningsunderlag indexhyra Hyra kan baseras på index med som kan ändras. Här kan flera index-serier användas med basår 1949, 1980 och även ett kvartalsindex. Bilden visar hur en rad som anger indexhyra ser ut, och hur man registrerar den.
de olika fälten ska innehålla
Indexår
Årtal för hyresavtalets tecknande
Index
Index som gällde vid avtalets tecknande.
Indexerad andel
Procentuell andel av beloppet som ska indexeras.
Från och med månad
Den månad från vilken hyran ska debiteras. Härigenom har man möjlighet att göra ytterligare variationer.
Belopp
Det hyresbelopp som gällde vid avtalets tecknande.

Observera dessa uppgifter inte ska ändras efter registreringen. Hyresändringen kontrolleras med hjälp av det index som anges i Tabeller för hyresberäkning. Det framräknade indexerade beloppet och den del som ej ska indexeras, visas som ett belopp.

Hyresändringar

Här kan omräkning av hyror göras. En fastighet i taget behandlas. hyresändring Hyran för ett hyresobjekt kan bestå av flera delar, som identifieras med med hyreskod enligt tabellen för hyreskoder. Principen är att man anger vilken hyrsekod som ska ändras och hur mycket. Den angivna koden måste finnas för objektet.

Ändringen anges tillsammans med den period (år-månad ÅÅÅÅMM) från vilken ändringen ska gälla. Om flera hyreskoder finns med samma nummer men åtskilda av månadsuppgiften, är det den senaste som används. En ny rad kommer att läggas in i debiteringsunderlaget.

Från och med månad
anger när ändringen ska träda i kraft. Om det finns angiven hyreskod för hyresobjektet kommer ändringen att föras en genom att en ny rad bildas i beräkningsunderlaget med "från och med månad". Om det befintliga hyresunderlaget har samma "från och med månad" ändras endast beloppet, det innebär att man kan göra om en ändring.
Typ av ändring
anger om ändringen är något av alternativen
Beloppet
beror på typ av ändring, kan ha minus-tecken vilket medför hyressänkning.

Inteckningar

Inteckningar Med hjälp av detta fönster, som återfinns i den stora bildens nedre högra hörn, kan inteckningar på bostadsrätten registreras. Dessa används i lägenhetsutdraget, se nedan.

Utdrag ur lägenhetslista

Med startknappen Skriv ut LGH-info bildas för Utdrag ur lägenhetslista . Utdraget gäller för den aktuella lägenheten. Utskriften går direkt till skrivaren. som måste vara påslagen.

Hyresberäkning och avisering.

Hyresberäkningen kan göras på en fastighet i taget, eller flera fastigheter på en gång. Man kan testa hyresaviseringen eller köra hyresavisering som bildar hyresinbetalningskort och reskontrauppgifter.

Provkörning, hyresberäkning

start provkörning När underlaget för en fastighet är inlagda kan man testa uppgifterna med hjälp av Provkörning, hyresberäkning. Resultatet av testen blir en debiteringslista, men hyresavier eller uppgifter i hyresreskontran bildas inte. Testen kan upprepas på valfria perioder.

Exempel på debiteringsrapport

(Utsnitt)

  Allmänna Bostadsbolaget AB  UNDERLAG HYRESDEBITERING    Datum 2003-11-12
Enskilda LANDET             Period 2004 01 - 2004 03    Sida   1  

  Bankgiro: 806145276  Postgiro:   6599229       AGATAN 1                      FAST.NR:   1
 LGH    HYRESGÄST               ANT LGHYTA ANV VÅN    DELPOSTUPPGIFTER      ****** DEBITERINGSDELEN ********
                                /ÅR BR.YTA TYP        KOD      BELOPP FROM       KOD TEXT               BELOPP
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
  22  1 Nilsson Nils              4  100.0 Bost  2    1- 1     500.00 2000-01      4 Bashyra          37875.00
        AGATAN 23                          1RK        1- 1    6550.00 2000-02      1 KR/KVM/ÅR       163750.00
        12345 HJO                                     5- 5     300.00 2000-01      5 Parkering/mån      900.00
      Infl 1997-01-01                                                          PER. 2004-01 TOTALT:  202525.00
                                                                               Refnr:  200401 1 22 1

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

  74  1 Äbosson                  12  100.0                                         1 KR/KVM/ÅR         4167.00
        AGATAN 10                                                                  4 Bashyra          12625.00
        12345 HJO                                                              PER. 2004-01 TOTALT:   16792.00
      Infl 2000-01-01                                                          Refnr:  200401 1 74 1

                                                                                   1 KR/KVM/ÅR         4167.00
                                                                                   4 Bashyra          12625.00
                                                                               PER. 2004-02 TOTALT:   16792.00
                                                                               Refnr:  200402 1 74 1

                                                                                   1 KR/KVM/ÅR         4167.00
                                                                                   4 Bashyra          12625.00
                                                                               PER. 2004-03 TOTALT:   16792.00
                                                                               Refnr:  200403 1 74 1

                                                       FORTS
 
 Fastighets-total 6540882.00 varav vakant 114264.00

 KONTO      KONTOBENÄMNING         KOD TEXT                BELOPP
                                     1 KR/KVM/ÅR       1860606.00
                                     4 Bashyra         4640044.00
                                     5 Parkering/mån      7203.00
                                     6 Hyra                285.00
                                    20 Indexhyra 80       9890.00
                                    25 Mervärdesskatt    22852.50


Bilda avier och reskontra

När man beställt ordinarie hyreskörning bildas både debiteringsrapport enligt ovan, och hyresavier enligt det format man bestämt i installationsuppgifterna.

Vanligen beställs hyreskörning för ett kvartal i taget. Programmet tar då hänsyn till uppgifter om månads- kvartals- halvårs-avisering. Om man gör en omkörning talar programmet om det och ger möjlighet att bryta körningen. Man kan också dela upp och beställa en månad i taget. Eventuella kvaratals- och halvårsdebiteringar som gjorts tidigare kommer att visas på debiteringslistan med en asterisk (*) efter beloppet, och ej räknas med i slutsummorna.

Hyresregister

I samband med hyreskörningen bildas underlag (enligt exemplet ovan), hyresavier och reskontrauppgifter. Det bildas också ett konteringsunderlag med summor fördelat på de förekommande hyresdelarna.

Hyresreskontran.

Hyresreskontran upptar alla betalda och obetalda hyresdebiteringar där varje hyresavi motsvaras av en post i reskontran. Genom att betalningar kan bokas via redovisningen får man snabb och säker integrering med redovisningen.

Betalningsregistrering

Vid start av registreringen ska man ange vilken fastighet (eller fastigheter) som ska behandlas. Hyresresk start
Om man anger en månad i Visa betalda fr o m hyresmånad visas tidigare bredan betalda ( man kan vilja ändra!), i annat fall visas inga betalda. Betalningsdatum och -kod kommer att påföras alla behandlade betalningar.

Hyresreskontra

Ställ markören i kolumnen betalt nu och tryck Enter för varje betalning. Om man vill ändra betalt belopp går det bra. Proceduren upprepas för alla betalningar.

Avsluta med att trycka på Bokför betalningar. Betalningarna är nu registrerade i reskontran, och om man har gått via redovisningen är också bokföringstransaktionen registrerad.

Det är också möjligt att använda sig av automatisk registrering via OCR och autogiro återrapportering av giro-betalningar. För närvarande ställs vissa krav på volym och utskriftskvalitet.

Utskrift av reskontran

Utskrift Hyresresk start
Man kan begränsa omfattningen till önskade hyresperioder. Man kan också bestämma om betalda hyror ska tagas med.

En sammanställning över perioderna visar obetalda hyror.

Allmänna Bostadsbolaget AB     HYR-RESKONTRA 200310-200312 Datum 2003-11-12
Enskilda LANDET                Allt i perioden + förfallet Sida   1
FASTNR LGH   NAMN                       MAN   DEBITERAT  PERIOD              BETALT KOD    DATUM    DIFFERENS

PENTAGON              Betalningsmottagare Företaget Alexandersonska AB   Bankgiro 820-0040   postgiro 659922-9

   5    1  1 Farsson Fritz                       417.00 2000-01               417.00 P 2003-11-11
             FIRST STREET IN AB
             12346  VÄSTRA HANINGEBYSTAD         417.00 2000-02               417.00   2001-10-29
                                                 417.00 2000-03                                         417.00



  5 1234  1 Nesse                              2000.00 2003-10                                        2000.00
             Granvägen 1234                     2000.00 2003-11                                        2000.00
             12346  VÄSTRA HANINGEBYSTAD        2000.00 2003-12                                        2000.00



----------------------------------------------------------------------------
OBETALDA HYROR  FASTIGHET    5

      Belopp Period       Belopp Period       Belopp Period       Belopp Period       Belopp Period

      417.00 2000-03    67552.00 2003-10    44052.00 2003-11    44052.00 2003-12

          TOTALT FÖR FASTIGHET   5           156073.00

Betalningspåminnelser och dröjesmålsränta

Man kan använda både betalningspåminnelser, kravavgifter och dröjesmålsränta eller avstå från det. För att man ska kunna debitera kravavgift måste dock krav ha bildats. Dröjesmålsränta (fast eller styrd av referensränta) kan beräknas på för sent betald hyra. Det bestäms av betalningstidpunkten och krav behöver ej ha bildats.

Betalningspåminnelser

Kravkörning innebär att ett kravbrev (betalningspåminnelse) bildas för varje obetald hyra. Endast de hyror som, ligger inom de angivna periodgränserna, behandlas. I reskontran kommer det att framgå när kravbrev skrevs ut. Antalet krav räknas upp vid varje kravkörning men överstiger inte det antal som angets i INSTALLATIONSUPPGIFTERNA (1 eller 2).

Dröjesmålsränta och kravavgift

Möjlighet finns att debitera kravavgift och dröjesmålsränta. Dessa kostnader kan antingen läggas till i samband med en ordinarie hyreskörning eller debiteras i separat körning. Önskat alternativ bestäms i installationsuppgifterna.

Avgifterna specificeras i hyrestabellen där beräkningstyper anger vilken avgift det är fråga om, 03=krav, 18 = fast ränta, 19 = räntetillägg som används tillsammans med referensräntetabellen.

Endast om det finns hyreskoder med metoderna 03, 18 eller 19, kommer motsvarande kostnad att debiteras.

En hyra som föranlett krav kan generera kravkostnad, om sådan uppgift (typ 03) finns i hyreskodtabellen.

En hyra som betalts försent kan ge räntekostnad, som debiteras om typ 18 eller 19 finns i hyreskodtabellen.

Debitering i samband med hyresavisering

Krav drm integrerat

Om man valt att debitera förseningsavgifterna i samband med ordinarie hyresavisering, ser startbilden ut så här. Om man anger en kontrolldatum kommer reglerade, hyror som betalts för sent, att föranleda att förseningsavgift debiteras på hyresavin.

Separat debitering

Krav drm separat

Om man valt att debitera förseningsavgifterna i samband med ordinarie hyresavisering, ser startbilden ut så här. Debiteringarna kommer att läggas in i hyresreskontran som separata poster.

Inre fond

Funktionerna för inre-fond-hantering i GADS BRF-program ska underlätta användning och kontroll. Utformningen är gjord sådan att beslut om fondavsättningen kan göras för valfria bostadsrätter, dvs alla bostadsrättsinnehavare behöver inte ha inre fond. Beräkning och debitering sköts av BRF-systemet. Bokföring (tillgodoräkningen och uttag) sker via redovisningen.

Obs! insättning av inre-fond-avsättningen sker automatiskt i samband med att betalning bokförs.

Beräkningsunderlag

I tabellen med debiteringskoder ska finnas en kod med beräkningsmetod=11, som avser inre fond. Beloppet som ska avsättas anges som årsbelopp, vilket programmet använder för att beräkna det aktuella beloppet anpassat till debiteringsperioden i samband med avgiftsdebiteringen. Beloppet anges i beräkningsunderlaget, se exemplet nedan. Avsättningens storlek kan varieras med hjälp av från-uppgiften på vanligt sätt .

Bokföring

Bokföring av inre fondtransaktioner ska göras via GADS redovisning. När man där väljer Verfikationsregistrering visas denna funktionsmeny, ur vilken Inre fond-uttag väljs.


Uttag bokförs i redovisningen med hjälp av nedastående bild. Kontroll sker mot disponibelt belopp.
Insättningar kan bokas här med minus-tecken för beloppet.

Ett antal inre fond-förändringar kan göras i följd. Bokföringstransaktionen kan granskas före godkännandet, (utsnitt ur verifikationsregistreringen)

Kontonumren hämtas automatiskt från Installationsuppgifter >> Konton för redovisning men kan ändras här.

Dokumentation av transaktioner

I samband med bokföring av inbetalda avgifter (hyror) undersöks om det ingår avsättning till inre fond, varvid det för varje hyresbetalning bokföringstransaktioner bildas enligt nedan:

De använda kontona bestäms i Installationsuppgifter >> Konton för redovisning . Konton finns för både insättningar (som ovan), eller för uttag (som nedan)

Transaktionsradernas text sätts automatiskt = debiteringsperiod fastighetsnummer lägenhetsnummer hyresgästnummer

Transaktionerna sparas och kan visas i samband med fastighetsbilden.

En utskrift kan också tagas fram.

(utsnitt)
           Inre fond transaktioner     Datum 2003-11-25
                                                Sida   3


  Bostadsrättsförening Höghuset 20      Fastighetsnr    1  Lägenhetsnr    3

     Ingående balans:          3000.00     Årets förändring:        -2199.50

         VERNR   DATUM    TEXT                    BELOPP
             2 2003-01-01  HYRESBETALNING          100.00
             3 2003-01-15  Spisplattor            1800.00
             4 2003-01-16  Spisplattor            1800.00
             5 2003-01-17  Spiskrok               1000.50
             6 2003-01-17  uttag                 -1000.00
             7 2003-01-17  Kylskåp               -3000.00
             8 2003-01-17  Kylskåp               -3000.00
            10 2003-01-18  HYRESBETALNING          100.00